Regulamin dla wystawców
1. Rejestracja
Zgłoszenie na wydarzenie odbywa się za pomocą odpowiedniego formularza zgłoszeniowego. Poprzez zgłoszenie wystawca i/lub jego pełnomocnik akceptuje w całości warunki wystawowe ustalone przez organizatora, regulamin obiektu oraz wszystkie przepisy urzędowe dotyczące działalności gospodarczej i przepisy policyjne. Za przestrzeganie tych przepisów odpowiada wyłącznie wystawca, a nie organizator.
Zgłoszenie jest wiążące i może zostać anulowane tylko za zgodą organizatora.
2. Akceptacja, potwierdzenie i przekazanie powierzchni stoiska
Umowa zostaje zawarta po dokonaniu zgłoszenia poprzez potwierdzenie zamówienia przez organizatora (akceptacja i wystawienie faktury).
Przydział miejsc następuje wyłącznie przez organizatora. Organizator postara się uwzględnić szczególne życzenia dotyczące miejsca, jeśli to możliwe. Zasadniczo jednak organizator ma prawo do dowolnego przydzielenia miejsca i w razie potrzeby może zmienić wcześniej zaplanowany przydział na inne miejsce. Ostateczny przydział stanowiska następuje w dniu wydarzenia przez obsługę terenową. Organizator ma prawo, z uzasadnionych przyczyn, odrzucić zgłoszenia lub cofnąć już udzielone zgody, jeśli warunki do udziału nie są lub nie są już spełnione. Wystawca nie ma prawa do wykluczenia konkurencji ani do ograniczenia liczby innych konkurentów.
3. Ceny
Ceny wynajmu stanowiska oraz kosztów dodatkowych można znaleźć w formularzu zgłoszeniowym. Ceny usług dodatkowych, które nie są zawarte w formularzu zgłoszeniowym, można uzyskać u organizatora i nie stanowią one części umowy. Wszystkie podane ceny są cenami netto i podlegają obowiązującemu podatkowi VAT.
4. Zahlungsbedingungen
Wystawcy otrzymują fakturę wraz z potwierdzeniem zamówienia, które rozumiane jest jako podpisany formularz zgłoszeniowy. Na fakturze podane są warunki płatności. Jeśli wystawca, mimo upomnienia z 7-dniowym terminem płatności, zalega z płatnością, organizator ma prawo wypowiedzieć umowę. Za każde upomnienie może być naliczona opłata ryczałtowa w wysokości 5,00 € netto plus VAT.
5. Koszty w przypadku rezygnacji i/lub nieuczestnictwa
W przypadku pisemnego odstąpienia od udziału w Coolinarii do 1 maja 2026 r. nie są naliczane żadne koszty anulacji. W przypadku odstąpienia po 1 maja 2026 r. należy zapłacić pełną kwotę pomniejszoną o 20% z tytułu zaoszczędzonych kosztów (utylizacja odpadów, oszczędzony prąd itp.) jako odszkodowanie.
6. Montaż i demontaż oraz aranżacja stoiska
Przydział stoisk odbywa się zgodnie z warunkami na terenie imprezy. Prace związane z montażem stoiska muszą zostać zakończone na co najmniej 15 minut przed rozpoczęciem wydarzenia i mogą rozpocząć się najwcześniej o godzinie 8:00 tego samego dnia. Ewentualne problemy lub specjalne ustalenia muszą zostać do tego czasu omówione i uzgodnione z organizatorem. W dniu wydarzenia wszystkie pojazdy muszą opuścić teren imprezy do godziny 10:00.
Prace związane z demontażem stoiska mogą rozpocząć się dopiero po zakończeniu wydarzenia, najwcześniej o godzinie 21:00. Wcześniejszy demontaż stoiska wraz z wyposażeniem przed zakończeniem imprezy jest zabroniony. W przypadku naruszenia tego zakazu organizator zastrzega sobie prawo do nieuwzględnienia wystawcy przy przydziale stanowisk w następnym roku. Wystawca jest odpowiedzialny za przestrzeganie wszystkich przepisów. Pracownicy montażowi oraz inne osoby działające na rzecz wystawcy muszą być nadzorowane pod kątem przestrzegania tych przepisów.
Każde stoisko targowe wyposażone jest w przyłącze elektryczne (230 V), które można zamówić poprzez formularz zgłoszeniowy. Dodatkowy prąd siłowy musi być zgłoszony u organizatora i również jest płatny. Przedłużacze i listwy rozdzielcze należy zapewnić we własnym zakresie.
Wystawca gwarantuje, że będzie korzystał wyłącznie z przyłączy, połączeń lub urządzeń zgodnych z obowiązującymi przepisami bezpieczeństwa pracy, ochrony przeciwpożarowej oraz ochrony elektrycznej (np. VDE, VStättG, BGI 810, DGUV17/18 itp.). W szczególności nie mogą powstawać żadne przeszkody stwarzające ryzyko potknięcia się. W przypadku naruszenia tych obowiązków wystawca ponosi odpowiedzialność za powstałe szkody, również gdy naruszenie zostało popełnione przez jego wykwalifikowany personel lub pracowników firmy specjalistycznej, którą zlecił.
Odpowiedzialność organizatora, ubezpieczenie, ochrona
Ogólna ochrona Coolinarii jest zapewniana przez organizatora. Poza czasem montażu i demontażu oraz godzinami otwarcia drzwi stoisk targowych są zamykane; przeprowadzane są dodatkowe patrole kontrolne. Za nadzór i ochronę stoiska oraz jego wyposażenia podczas godzin otwarcia oraz w czasie montażu i demontażu odpowiada sam wystawca.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody lub straty powstałe na stoiskach targowych lub eksponatach podczas trwania wydarzenia, montażu, demontażu oraz transportu. Organizator odpowiada jedynie za szkody spowodowane umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa przez swoich pracowników. W przypadku, gdy organizator z powodu siły wyższej lub innych przyczyn niezależnych od siebie będzie zmuszony do czasowego lub trwałego opuszczenia części lub całości terenu wystawowego, przesunięcia, skrócenia lub wydłużenia trwania wydarzenia, nie przysługuje Państwu prawo do roszczeń ani odszkodowań wobec organizatora.
8. Hausrecht
Organizator sprawuje prawo właściciela obiektu na terenie imprezy. Ma prawo nakazać usunięcie z ekspozycji przedmiotów, których prezentacja jest sprzeczna z obowiązującym prawem, dobrymi obyczajami lub programem wystawy. Zabrania się prowadzenia reklamy o charakterze politycznym i ideologicznym.
9 Datenschutz
Dane przekazane w formularzu zgłoszeniowym są przechowywane w celu realizacji zgłoszenia. Ponadto przechowujemy i przetwarzamy dane dotyczące realizacji zamówienia i przebiegu płatności. Dodatkowo dane istotne dla organizacji wydarzenia (nazwa firmy, branża, dane kontaktowe) mogą być udostępniane publicznie w ramach publikacji związanych z wydarzeniem.
Państwa oferty i/lub profile mogą być również przekazywane odpowiednim mediom (drukowanym, internetowym, mediom społecznościowym) w celu promocji wydarzenia lub wykorzystywane w ramach działań prasowych i public relations organizatora, na co wystawca wyraża zgodę poprzez zgłoszenie. Przekazywanie danych osobowych do instytucji państwowych i organów następuje wyłącznie w ramach obowiązujących przepisów prawa krajowego lub gdy jest to konieczne w przypadku ataków na naszą infrastrukturę sieciową w celu dochodzenia roszczeń prawnych lub ścigania przestępstw.
Organizator stosuje techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa, aby chronić zarządzane przez nas dane osobowe przed przypadkowymi lub celowymi manipulacjami, utratą, zniszczeniem lub dostępem osób nieuprawnionych. Nasze środki bezpieczeństwa są na bieżąco ulepszane zgodnie z rozwojem technologicznym. Przysługuje Państwu prawo do uzyskania informacji na temat przechowywanych danych osobowych oraz prawo do sprostowania nieprawidłowych danych, ich zablokowania i usunięcia. Jeśli chcą Państwo uzyskać informacje o swoich danych osobowych lub dokonać ich korekty czy usunięcia, albo mają dodatkowe pytania dotyczące wykorzystania przekazanych nam danych osobowych, prosimy o kontakt. Ze względu na zmiany prawne, merytoryczne i/lub techniczne może zaistnieć konieczność zmiany niniejszej polityki prywatności. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w polityce prywatności w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość. O ewentualnych zmianach poinformujemy Państwa w odpowiedni sposób.
10. Postanowienia końcowe
Podpisując formularz zgłoszeniowy, akceptują Państwo warunki uczestnictwa organizatora (ogólne i szczególne warunki uczestnictwa) oraz wszystkie inne postanowienia dotyczące stosunku umownego i polityki prywatności jako wiążące. W przypadku, gdy niektóre z tych postanowień okażą się częściowo nieważne lub niepełne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień ani umowy. W takim przypadku strony zobowiązują się zastąpić nieważne postanowienia takimi, które jak najlepiej realizują cel, do którego dążyły strony.
